«Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.» Dwight Eisenhower
On est dimanche soir. Axel planifie sa semaine. Finir la présentation à l’oral pour mercredi, payer le loyer, terminer sa série Netflix, s’inscrire à sa formation en e-commerce…Sa liste de tâches est bien remplie. Son téléphone vibre. C’est Ed, son ami de toujours : « T’es dispo vendredi pour m’aider à repeindre mon appart’? ». Axel a l’impression de se noyer. Par où commencer?
Et vous? Avez-vous, comme lui, le sentiment de perdre pied avec toutes ses tâches que vous avez à penser et à gérer?
Si c’est le cas, voici une solution :
Image 1 : La matrice d’Eisenhower
LA MATRICE D’EISENHOWER, C’EST QUOI?
Très connu en management, la matrice d’Eisenhower est un outil de décision créé par le 34ème président des États-Unis Dwight Eisenhower. Militaire de formation, il était reconnu pour son grand sens de l’organisation et de l’efficacité. Il planifia notamment le débarquement en Normandie et modernisa le réseau routier américain en un temps record. De par ses fonctions, Ike (comme on le surnommait) gérait un nombre impressionnant de décisions et de tâches. Donc, il devait optimiser son temps et son efficacité. Afin d’y parvenir, il décida de diviser ses tâches en 4 catégories (souvent appelées quadrant)
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Les tâches importantes et urgentes
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Les tâches importantes mais non-urgentes
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Les tâches non-importantes mais urgentes
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Les tâches non-importantes et non-urgentes
Important ? Urgent ? Comment ça marche ?
Lorsque vous avez une tâche à gérer, vous devez la placer dans la catégorie appropriée et, donc la traiter selon son degré de priorité.
1. Les Tâches importantes et urgentes
Il s’agit de toute chose à faire immédiatement. Par la nature des tâches, qui le compose, ce quadrant ne peut être trop rempli. Au-delà de 5, voyez ce que vous pouvez planifier.
> Exemple : traiter une demande urgente de votre patron, gérer une situation de crise, s’occuper d’un projet à échéance imminente,…
Pour notre ami Axel, ce serait donc payer le loyer et finir sa présentation prévue pour le mercredi.
2. Les tâches importantes, mais non urgentes
Se former, faire du sport, planifier votre stratégie d’entreprise,… toutes ces tâches sont importantes. Elles représentent vos vraies priorités ou votre réel besoin. Le souci est qu’elles sont souvent repoussées voire non traitées. Avec le temps, elles finissent par atterrir dans la catégorie 1 (source de stress) ou sont abandonnées (source de regret).
Dans le cas d’Axel, l’inscription à la formation en serait le parfait exemple
3. Les tâches non-importantes et urgentes
Lorsqu’Ed demande à Axel de l’aider pour repeindre son appartement, il lui attribue une tâche non-importante et urgente.
Ici, il s’agit de tâches bel et bien urgentes, mais pas pour vous. Leur importance est donc moindre et ne mérite pas que vous abandonniez toute activité pour vous y afférer. La solution ? Déléguer aussi souvent que possible.
4. Les tâches non-importantes et non-urgentes
Elles représentent toutes les pertes de temps. Vous devez les identifier puis les éliminer.
Terminer une série de Netflix, mais aussi naviguer sur les réseaux sociaux, discuter autour de la machine à café…
Un grand nombre de distractions révèle souvent une baisse de motivation, un souci de concentration ou problème de procrastination. Quel que soit la cause, cette attitude révèle un besoin de changement, qui doit être résolu très rapidement. Pour vous aider à les abandonner, dîtes-vous que vous gagnerez du temps pour ce qui compte pour vraiment.
Une matrice, pour améliorer le trio : temps, travail et productivité
Au-delà du gain en terme d’organisation, la matrice d’Eisenhower est aussi un excellent outil pour regagner ce que nous cherchons tous : du temps.
En 2014, le site salary.com a réalisé une enquête sur les pertes de temps au travail. Les résultats furent assez saisissants. En effet, à titre d’exemple, 89% des personnes interrogées admettaient perdre quotidiennement du temps au travail. Pire encore, plus de 60% perdaient entre 30 minutes et une heure chaque jour.
Ramenons cela à notre humble échelle individuelle et partons sur une base de 30 minutes par jour. Cela signifie que nous perdons 2,5h par semaine soit 10 h par mois ou 120 h par an sur notre lieu de travail.
Au cours de la même étude, 4% des sondés révélaient même perdre la moitié de leur journée de travail sur des tâches sans valeur ajoutée.
Tout ceci a le mérite de nous aider à nous poser des questions. Combien d’heures pouvons-nous gagner juste en éliminant des tâches sans intérêt ? Combien d’heures pouvons-nous libérer juste parce que nous avons délégué?
Certes, nous sommes tous différents en matière d’exécution, mais être actif et productif sur des choses qui font du sens donne une toute autre dimension à nos journées.
Même les auteurs à succès l’ont adoptée.
S’appuyant sur le principe d’Eisenhower, l’auteur de bestseller, Stephen R. Covey approfondit la logique dans son livre « Priorité aux priorités ». À travers l’ouvrage, il nous donne sa recette complète pour changer notre façon de voir notre organisation et arrêter de courir après le temps. L’ajout d’exercices pratiques et de questionnaires donnent un poids supplémentaire à la mise en application des solutions proposées.
Brian Tracy est un autre illustre adepte de la matrice d’Eisenhower. La méthode ABCDE (la lettre C étant un élément ajouté), comme il l’appelle dans son livre Avalez le crapaud est un excellent moyen de planifier votre journée. Son approche est de, chaque jour, dresser la liste de ce que nous avons à faire le lendemain. Ensuite classer chaque tâche devant la lettre lui correspondant : A (à faire) B (doit être fait) C (à faire mais sans conséquence) D (déléguer) E (éliminer). Une approche, qui d’après l’auteur, donne une grande clarté sur nos journées.
3 applications de productivité avec la matrice d’Eisenhower
Comme vous le constatez, 8 décennies après son apparition, la matrice est toujours d’actualité. Sa redoutable efficacité associée à sa simplicité en fait un outil indémodable de gestion des priorités. Étrangement, sa mise en application reste très proche de sa forme primaire.
Notre société a profondément évolué et nos outils grandement changé. Face à une exécution de plus en plus effrénée et un nombre de tâches, qui ne cesse d’augmenter, le recours au papier peut paraître désuet voire inadapté.
Voici 3 solutions, qui visent à obtenir le meilleur des deux mondes : la technologie et l’organisation.
Priority Matrix : Outlook et Eisenhower.
Avec plus de 400 millions d’utilisateurs, Outlook est la 3ème plus grande messagerie web du monde et peut être la 1ère si on se concentre uniquement sur le monde de l’entreprise.
Quand vient la question des emails et de leur organisation Outlook est naturellement au cœur des discussions. Autant le logiciel est de prise en main facile autant la gestion de sa messagerie peut s’avérer un véritable casse-tête. Probablement que, comme moi, vous avez essayé les règles, les dossiers, le regroupement par objet,… Tout ceci avec un succès relatif.
C’est ce défi que veut relever Prioritry Matrix. Étant avant tout un outil de gestion de projet, le logiciel vous permet de gérer vos e-mails et vos tâches, d’avoir une visibilité en temps réel sur les activités d’un projet et de collaborer avec les différents membres de votre équipe.
Focus Matrix, Eisenhower au jour le jour
Pour celles et ceux dont la gestion du quotidien est le souci majeur. Focus Matrix est la solution à explorer. Défini comme un organisateur personnel du quotidien, l’application offre, après catégorisation des tâches, un calendrier par priorité, une liste des tâches hiérarchisée ou encore un rapport détaillé de votre activité. En revanche, si vous êtes intéressés, elle n’est disponible actuellement que sur l’Apple Store.
Todoist, la plus complète ?
Fondée en 2007, par un ancien étudiant danois, cherchant à mieux organiser son quotidien, l’application est aujourd’hui utilisée par près de 20 millions de personnes sur le globe.
Todoist permet de gérer aussi bien le quotidien que la sphère professionnelle. Flexible, l’outil assure une planification journalière et hebdomadaire. Vous pouvez ainsi partager et automatiser vos tâches. Bonus : la fonction Karma, qui permet de calculer votre taux de productivité. Une aide non négligeable pour connaître le temps passé sur chacune de nos tâches.
Les 5 erreurs à éviter pour avoir une matrice efficace
Simple et efficace, cette méthode présente l’avantage de nous aider à prioriser nos actions
Néanmoins, il y a quelques pièges à éviter pour l’utiliser efficacement.
1. Ne pas prendre le temps de faire votre matrice.
Ça peut paraître évident, mais combien d’entre nous ne prenne pas le temps de s’organiser et subissent par conséquent leur agenda au lieu de le contrôler
2. Surcharger les quadrants
Afin de ne pas surcharger vos quadrants et éviter d’avoir trop d’urgences, posez-vous les questions suivantes : Est-ce que cette tâche est à faire immédiatement? Quel est l’impact si je ne l’a fait pas ? Est-elle sous ma responsabilité?
Aussi, veillez maintenir à bon équilibre dans les différents quadrants afin de ne pas vous décourager puis finir par abandonner vos projets
3. Bâtir votre matrice sur votre seul jugement.
Que ce soit dans le domaine familial ou professionnel, l’organisation de vos tâches peut avoir une influence sur les journées de votre conjoint ou se doit de correspondre aux attentes de votre patron. Alors pourquoi ne pas la partager pour être certain que tout le monde est en accord et que vous allez ensemble dans le même sens.
4. Avancer sans dater
Il est difficile de prioriser vos tâches si vous ne leur donnez pas de date d’échéance. Si vos objectifs ne sont pas dater, vous avancerez dans l’obscurité.
5. Procrastiner
Qui ne le fait pas ? « Lever la main ce qui ne procrastine jamais! Ah, nous avons 1..Non…2 menteurs. »
Nous le savons tous la procrastination est excessivement répandue de nos jours. La matrice d’Eisenhower est un outil d’organisation, dont l’efficacité est freinée par la procrastination. La solution est de l’établir dans votre routine hebdomadaire. Par exemple, accordez une heure chaque dimanche soir à votre matrice.
Votre matrice gratuite et personnalisable à télécharger
Afin que vous puissiez tout de suite passer à l’action, nous vous proposons une matrice gratuite à télécharger. Pour que le plus grand nombre puisse en bénéficier nous l’avons faite sous Excel, qui est probablement le seul logiciel auquel nous avons toutes et tous accès. De cette manière, vous pourrez l’utiliser à votre guise soit au format électronique ou alors l’imprimer pour l’utiliser au format papier.
D’ailleurs si vous cherchez d’autres solutions en organisation, nous vous offrons dans notre section gratuite un ensemble d’outils à télécharger, qui aideront vos équipes ou vous-mêmes à replacer le bien-être et la sérénité au cœur de vos journées.
Conclusion
En matière de gain de temps et de productivité, la matrice Eisenhower est un outil dont l’efficacité a été éprouvée. Le simple fait de catégoriser ce que nous avons à effectuer clarifie énormément nos projets comme nos idées. Dans des périodes très occupées, elle se révèle être un précieux allié pour orchestrer nos actions et nos pensées.
Nous ne pouvons pas rajouter de temps mais nous pouvons le structurer. Au lieu d’avoir une to do liste pleine du matin au soir, de tâches inutiles ou dérisoires, sa bonne utilisation favorisera votre intervention sur les bonnes actions. Les technologies ayant de plus embarquées, il vous est désormais possible d’y recourir en virtuel ou sur papier.
Et puis si un président l’a utilisé pour organiser un débarquement, ça vaut la peine de l’essayer dans votre quotidien et ses différents compartiments.
Alors à vous de jouer !